Controles en las ONG´s a los microcreditos otorgados a la banca comunal (página 2)
c) Conciliación de datos.- Se ha
utilizado para confirmar los datos obtenidos de diversos
documentos, diversas personas y diversos medios.
d) Tabulación de cuadros con
cantidades y porcentajes.- Se ha utilizado para presentar
el análisis de la información
obtenida.
e) Comprensión de
gráficos.- Se ha atizado para presentar y analizar
los gráficos que se presentan en el trabajo de
investigación.
TÉCNICAS DE PROCESAMIENTO DE
DATOS:
Se han aplicado las siguientes técnicas de
procesamiento de datos:
a) Ordenamiento y clasificación.-
Estas técnicas se han utilizado para presentar
secuencialmente y clasificar de alguna forma los datos
contenidos en el trabajob) Registro manual.- Se ha utilizado
para digitar la información, para tratar los datos y
comprenderlos.c) Proceso computarizado con Excel.- Se
ha utilizado el Excel, para tratar los datos en forma previa,
para formular gráficos y realizar otras bondades que
facilita este software aplicativod) Proceso computarizado con SPSS.- Se
ha utilizado este paquete estadístico para presentar
los datos de la encuesta realizada, para analizar la
información y para contrastar la hipótesis de
investigación.
CAPITULO II:
Marco teórico
y conceptual de la investigación
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION
Se ha determinado la existencia de las siguientes
investigaciones que están relacionadas directa e
indirectamente con el presente trabajo:
1) Rodríguez Gómez, Gabriel
Eduardo (2007)[1] Tesis: "Estrategias para
potenciar la operatividad del Sistema de Control de la
Policía Nacional del Perú". En este
documento, el autor concluye que: La implantación de
políticas, el rediseño de las actividades de
control y la supervisión continuada y periódica
constituyen las estrategias que facilitarán la
potenciación de la operatividad del sistema de control
de la Policía Nacional del Perú, lo que se
concretará en la mejora continua de la entidad. Para
el presente trabajo, resulta muy importante las estrategias
para potenciar el sistema de control, porque se ha
determinado que los microcréditos carecen de las
mismas y es necesario implementarlas para que contribuyan con
la efectividad de dichos instrumentos financieros.2) Monrroy Ayme, Julián
(2007)[2] "La efectividad del control
interno en el buen gobierno de las empresas de transporte
urbano". En esta investigación el autor concluya
que en la medida que el control interno cumpla sus objetivos
y los mismos estén en sinergia con el proceso de
gestión institucional, se facilitará el buen
gobierno de las empresas de transporte urbano y por tanto
alcanzar las metas, objetivos, misión y visión.
Para la presente investigación es importante que el
control cumpla sus propios objetivos y además se
enlace con los objetivos generales de la empresa.3) Hernández Celis, Domingo
(2004)[3] Tesis: "Control de las
Organizaciones No Gubernamentales de desarrollo para la
eficacia de la Cooperación Técnica
Internacional". En este documento el autor concluye que
la programación y gestión de la
Cooperación Técnica Internacional por las
Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo (ONGD-PERU),
será ejecutada con eficiencia, eficacia y
economía con la activa participación del Poder
Ejecutivo, Poder Legislativo y la sociedad Civil Organizada,
mediante acciones de control de cautela previa,
simultánea y de verificación posterior de los
recursos que corresponden a todos los peruanos. De este
trabajo es importante resaltar las denominadas acciones de
control de cautela previa, simultánea y de
verificación posterior que se tienen que aplicar a los
microcréditos para que exista una gestión
efectiva de los mismos.4) Monrroy Ayme, Julián
(2007)[4] "Auditoria académica:
Acciones de control para la buena administración de
las Universidades Nacionales en el Perú". En esta
investigación el autor señala que mediante
aprobaciones y autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, análisis de resultados de las
operaciones, la salvaguarda de activos y la
segregación de funciones es posible tener una adecuada
administración de las Universidades Nacional en
nuestro país.5) Hernández Celis, Domingo
(2003)[5] Tesis: "Control eficaz de la
gestión de una Empresa Cooperativa de Servicios
Múltiples". En este documento el autor concluye que:
el control eficaz, mediante la aplicación de las
herramientas de evaluación de las transacciones,
utilizadas permanentemente, facilitará la
optimización de la gestión integral de las
Empresas Cooperativas de Servicios Múltiples. Es
destacable las herramientas de evaluación de las
transacciones crediticias que se aplican, lo que tiene mucha
similitud con el trabajo de investigación
desarrollado.6) Cardenas Cardenas, Blanca
(2008)[6] Tesis: "Control en los sistemas
financieros para la gestión pública por
objetivos, metas y resultados". La autora concluye que un
sistema adecuado de control aplicado a los sistemas
financieros incide favorablemente en la gestión
pública por objetivos, metas y resultados. De este
trabajo resultará de utilidad el denominado sistema
adecuado de control, sus elementos, procesos y
procedimientos.7) Cardenas Gonzales, José Antonio
(2008)[7] Tesis: "Sistema Financiero: Bancos
por internet, alternativa para ofrecer mejores productos,
reducir costos y asegurar la preferencia de la
población". En este trabajo se destaca el uso de
nuevos productos que no significan mayores costos para el
cliente si no todo lo contrario y todo para asegurar la
preferencia. Resulta de interés el hecho de las nuevas
alternativas y la reducción de los costos, lo que es
necesario tenerlo en cuenta, especialmente en una
época de mucha competencia.
NORMAS LEGALES APLICABLES
COOPERACIÓN INTERNACIONAL NO
REEMBOLSABLE:
Decreto Legislativo Nº 719, Ley de
Cooperación Técnica InternacionalDecreto Supremo Nº 015-92-PCM Aprueba el
Reglamento del Decreto Legislativo Nº 719 – Ley de
Cooperación Técnica InternacionalLey Nº 28386 Ley que Modifica el Decreto
Legislativo Nº 719, Ley de Cooperación
Técnica InternacionalLey Nº 28875 Ley que crea el Sistema Nacional
Descentralizado de Cooperación Internacional No
ReembolsableLey Nº 27692 Ley de Creación de la
APCILey Nº 28925 Ley que modifica la Ley Nº
27692, Ley de Creación de APCIDecreto Supremo Nº 028-2007-RE Aprueba
Reglamento de Organización y Funciones de la Agencia
Peruana de Cooperación InternacionalDecreto Supremo Nº 044-2007-RE Aprueba la
Política Nacional de Cooperación Técnica
InternacionalResolución Suprema Nº 450-84-RE Manual
de Procedimientos de la Cooperación Técnica
InternacionalResolución Directoral Ejecutiva Nº
21-2008/APCI-DE Aprueba la Directiva Nº 001
2008/APCI-DPP, que regula la Declaración Anual de
entidades públicas y privadas sobre la
Cooperación Internacional No Reembolsable ejecutada en
apoyo a Planes, Programas, Proyectos y Actividades de
Desarrollo
DONACIONES:
Ley 28514 Ley que prohíbe la
importación de ropa y calzados usadosLey Nº 28905 Ley de facilitación del
despacho de mercancías donadas provenientes del
exteriorDecreto Supremo Nº 021-2008-EFE Aprueba el
Reglamento de la Ley Nº 28905Decreto Supremo Nº 024-2005-PRODUCE Aprueba
Reglamento de la Ley 28514 que establece mecanismos de
coordinación intersectorial para el control y
fiscalización de donaciones de ropa y calzados
usadosDecreto Supremo Nº 132-2006-EF Disponen la
Agilización de los Trámites de Desaduanaje de
Mercancías Donadas al Estado e Instituciones sin Fines
de LucroDecreto Supremo Nº 096-2007-EF Aprueba el
Reglamento para la inafectación del IGV e ISC y
derechos arancelarios a las donacionesDecreto Supremo Nº 098-96-EF Disposiciones
referidas a la emisión de documentos cancelatorios por
concepto del pago de los servicios que prestan CORPAC y ENAPU
PERU a entidades privadas en la recepción de
donacionesDecreto Supremo Nº 055-1999-EF Texto
Único Ordenado de la Ley del Impuesto General a las
Ventas e Impuesto Selectivo al consumo (Parte
Pertinente)
DEVOLUCIÓN DE IGV:
Decreto Legislativo Nº 783 del 30 de Diciembre
de 1993 Aprueba norma sobre devolución de impuestos
que gravan las adquisiciones con donaciones del exterior e
importaciones de misiones diplomáticas y
otrosLey Nº 28148 Ley que prorroga el Decreto
Legislativo Nº 783Decreto Legislativo Nº 964 Decreto que prorroga
la vigencia del Decreto Legislativo Nº 783Decreto Supremo Nº 036-1994-EF Reglamento de la
Aplicación del beneficio tributario de
devolución de impuestos pagados con recursos de la
cooperación técnica internacional no
reembolsable y donaciones provenientes del
exteriorResolución Directoral Ejecutiva Nº
001-2008/APCI-DE Aprueba la Directiva Nº
001-2008/APCI-DOC que regula el procedimiento para el
registro del Plan de Operaciones. Aprobar la Directiva
Nº 002-2008-APCI-DOCque regula la emisión de
constancias para solicitar ante la SUNAT el beneficio
tributario de devolución del impuesto general a las
ventas – IGVResolución Directoral Ejecutiva Nº
023-2008/APCI-DE Modifica la Directiva Nº
001-2008/APCI-DOC que regula el procedimiento para el
registro del Plan de Operaciones y Modifica la Directiva
Nº 002-2008-APCI-DOC que regula la emisión de
constancias para solicitar ante la SUNAT el beneficio
tributario de devolución del impuesto general a las
ventas – IGV.
NORMAS COMPLEMENTARIAS:
ENIEX E IPREDA:
Resolución Jefatural Nº
106-96-ORLC/JEResolución del Superintendente Nacional de
los Registros Públicos Nº
057-2002-SUNARP/SNResolución Suprema Nº 508-93-PCM
Aprueban Directiva de Procedimientos de Aceptación y
Aprobación, Internamiento de Donaciones de
Carácter Asistencial o Educacional provenientes del
Exterior
SNIP:
Resolución Directoral Ejecutiva Nº
126-2004/APCI-DE Aprueban Directiva para el tratamiento de
los proyectos enmarcados en el Sistema Nacional de
Inversión Pública que involucran
Cooperación Técnica InternacionalResolución Directoral Ejecutiva Nº
006-2005-APCI-DE Incorporan Disposición Complementaria
a la Directiva Nº 002-2004/APCI-DE sobre proyectos
enmarcados en el Sistema Nacional de Inversión
Pública que involucran cooperación
técnica internacional
INFRACCIONES Y SANCIONES:
Decreto Supremo Nº 027-2007-RE Aprueba
Reglamento de Infracción y Sanciones de
APCIResolución Directoral Ejecutiva Nº
108-2007/APCI-DE Designación de los miembros de la
Comisión de Infracciones y Sanciones de la
APCIResolución Directoral Ejecutiva Nº
042-2008/APCI-DE Manual de Fiscalización
CONVENIOS INTERNACIONALES:
Constitución Política del Perú
(Título Tratados Arts. 55-57)Ley Nº 25397, Ley de Control Parlamentario
sobre los actos normativos del Presidente de la
RepúblicaLey Nº 26647, que establece normas que regulan
actos relativos al perfeccionamiento nacional de los Tratados
celebrados por el estado PeruanoConvención de Viena sobre Relaciones
Diplomáticas, aprobado por el Decreto Ley Nº
17243Convención de Viena sobre el Derecho de los
Tratados, ratificado por el Decreto Supremo Nº
029-2000-REDecreto Supremo Nº 069 Normas para la
concesión de privilegios a los funcionarios
Diplomáticos, Consulares y de Organismos
InternacionalesDecreto Supremo Nº 031-2007-RE, adecuan normas
nacionales Sobre el otorgamiento de Plenos Poderes al derecho
internacional ContemporáneoResolución Legislativa del Congreso Nº
017-2003-CR Resolución Legislativa que modifica los
artículos 76 y 92 del Reglamento del
Congreso
PRIVILEGIOS E INMUNIDADES:
Decreto Supremo Nº 007-82-RE Reglamento sobre
privilegios e inmunidades diplomáticasDecreto Supremo Nº 060-99-RE Establecen
disposiciones para la aceptación, ingreso,
permanencia, salida, reingreso y control de ciudadanos
extranjerosDecreto Legislativo Nº 703 Ley de
Extranjería
NORMAS ADMINISTRATIVAS:
Ley Nº 27444 Ley que Aprueba el proceso
Administrativo GeneralLey Nº 27588, Ley que establece prohibiciones e
incompatibilidades de funcionarios y servidores
públicos, así como de las personas que presten
servicios al Estado bajo cualquier modalidad
contractualLey Nº 29060 Ley del Silencio
AdministrativoDecreto Supremo Nº 043-2003-PCM Aprueban Texto
Único Ordenado de la Ley Nº 27806 Ley de
Transparencia y Acceso a la información
públicaDecreto Supremo Nº 019-2002-PCM, Reglamentan
Ley que estableció prohibiciones e incompatibilidades
de funcionarios y servidores públicos, así como
de personas que presten servicios al Estado bajo cualquier
modalidad contractualDecreto Supremo Nº 072-2003-PCM Aprueban el
Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la
información pública.Decreto Supremo Nº 033-2005-PCM, Aprueban
Reglamento de la Ley del Código de Ética de la
Función PúblicaResolución Directoral Ejecutiva Nº
018-2006/APCI/DE Aprueban la Directiva Nº
001-2006/APCI-DE sobre Lineamientos de conducta para los
funcionarios, servidores y personal que bajo cualquier forma
o modalidad contractual prestan servicios en la
APCILey Nº 29158 Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo
OTRAS NORMAS GENERALES:
Código Civil
Código Penal
Código de Comercio
Código Tributario
Ley General del Sistema del Sistema
FinancieroLey del Impuesto General a las Ventas y su
ReglamentoLey del Impuesto a la Renta y su
ReglamentoLey de Formalización de la Economía e
Impuesto a las Transacciones FinancierasLey y Reglamento de Comprobantes de pago
Normas Internacionales de Contabilidad
MARCO TEORICO DE LA INVESTIGACION
BANCA COMUNAL DE LAS ORGANIZACIONES NO
GUBERNAMENTALES
GENERALIDADES:
La metodología de Bancos Comunales permite
alcanzar a mayor cantidad de población, por el hecho
de reunir a un grupo de personas con las mismas
necesidades.Es una manera eficiente para que las instituciones
proporcionen servicios financieros.En los Bancos Comunales se controla internamente el
riesgo de cada individuo y se incentiva la solidaridad y
ahorro interno.Los costos de proporcionar estos servicios en
áreas rurales son altos.El 90% de clientes son mujeres.
PRINCIPALES VENTAJAS:
Medio eficiente para superar las restricciones
enfrentadas por los pobres.Entrega servicios directamente a los clientes, cerca
de sus casas o lugares de trabajo.No se exige garantías prendarias, la
garantía es solidaria de todos los miembros del
grupo.Potencia a los clientes hacia la
auto-administración, en crédito y
ahorro.Refuerza la solidaridad y mecanismos de
apoyo.Impulsa el autoestima individual de los
clientes.
PROCESO DE GESTION DE LAS ORGANIZACIONES NO
GUBERNAMENTALES
Las Organizaciones No Gubernamentales son asociaciones
sin fines de lucro. De acuerdo al Código
Civil[8]la asociación es una
organización estable de personas naturales o
jurídicas, o de ambas, que a través de una
actividad común persigue un fin no lucrativo. El Estatuto
de la Asociación debe constar por escritura pública
y debe expresar la denominación duración y
domicilio; fines; bienes que integran el patrimonio social;
constitución y funcionamiento de la asamblea; condiciones
para la admisión, renuncia y exclusión de sus
miembros; derechos y deberes de los asociados; requisitos para su
modificación; normas para la disolución y
liquidación; y, los demás pactos y condiciones que
se establezcan.
Las Organizaciones No Gubernamentales, disponen de
personería jurídica de derecho privado constituida
por las personas con emoción social que decidieron apostar
por el cambio y mejoramiento de vida de poblaciones humanas que
no tienen acceso al sistema financiero y otros
sistemas.
Estas entidades crean sus propios programas para atender
microcréditos, orientado a contribuir al desarrollo de los
microempresarios.
MISION DE LAS ORGANIZACIONES NO
GUBERNAMENTALES:
La Misión se orienta a promover iniciativas y
capacidades de las personas, para contribuir al Desarrollo
Humano. En este marco, la Misión se orienta a: "Contribuir
al desarrollo de los microempresarios más pobres del
Perú, mediante la prestación de servicios
financieros de calidad que satisfagan sus
necesidades".
MERCADO DE LAS ORGANIZACIONES NO
GUBERNAMENTALES:
El mercado donde desarrollan sus actividades, es muy
competitivo. La presencia de otras instituciones obliga al
personal esforzarse y emplear todos sus conocimientos
profesionales para captar clientes y atenderlos de acuerdo a sus
necesidades. Respecto a las características del mercado se
puede hacer las siguientes observaciones:
Los servicios se dirigen principalmente al sector
más pobre de la microempresa que requiere de
microcréditos.Las condiciones crediticias deben ser competitivas,
y adecuadas al mercado al cual se dirige su actividad de
microcréditos.El personal de estas entidades sabe de la
importancia de los clientes, este hecho motiva que se les de
un trato preferencial, lo cual es parte de la cultura
institucional.El personal de estas entidades realiza diversas
actividades de promoción de los microcréditos,
ya sea en la oficina, de puerta en puerta o en conglomerados.
Contando con material de promoción con diseños
motivadores, los mismos que son elaborados por personal
especializado.El mejor sistema de promoción utilizado para
los microcréditos es el de "boca a boca", que consiste
en que son los clientes bien atendidos, los que informan
sobre las bondades del programa de
microcréditos.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA
ONG:
UBICACIÓN GEOGRAFICA DE LOS
MICROCREDITOS DE LAS ONG:
FUNCIONALIDAD DE LA BANCA COMUNAL
ALCANCIAS COMUNALES:
Alcancía Comunal" o "ALCOM" es el nombre
genérico que algunas Organizaciones No Gubernamentales le
dan a su programa de Bancos Comunales. Las Alcancías son
grupos formados en promedio por 20 personas, mayoritariamente
mujeres microempresarias del nivel de subsistencia. Estas
señoras se reúnen con la finalidad de obtener un
crédito presentando garantías solidarias de todo el
grupo, también se reúnen con la finalidad de
ahorrar y desarrollar fuertes lasos de solidaridad, las mujeres
se juntan sobre la base del mutuo conocimiento, el deseo de
superación y en la labor de promoción de la
entidad. Eligen una directiva formada por tres personas, que se
encargan de velar por la aplicación de los reglamentos. Se
puede iniciar las operaciones dando un préstamo al grupo
por un monto total equivalente a S/. 350.00 por persona. Los
créditos se repiten nueve veces durante tres años,
cada crédito se da por un período de 4
meses.
PROCESO DE LOS BANCOS
COMUNALES:
Proceso del Programa de | ||
| ||
GRUPOS SOLIDARIOS | ||
| Los grupos solidarios son de reciente | |
Presentan como característica general, su | ||
| ||
LOGROS OBTENIDOS
Para crédito individual se tiene un rango de
tasas, de acuerdo a líneas de crédito
específicas, que permite darle un reconocimiento a los
clientes puntuales como una manera de incentivarlos.
Las Alcancías tienen una sola tasa tipo flat,
sin embargo hay que resaltar que del 4%, 3.5% es la que se cobra
por el préstamo y 0.5% van a formar parte del ahorro, el
cual será devuelto cuando la socia se retira o cuando la
alcancía se gradúa. El ahorro forma parte de la
cuenta interna de la Alcancía y esta bajo responsabilidad
de los socios y la supervisión de la
entidad.
Tanto crédito individual como Grupos
Solidarios tiene una tasa de interés al rebatir
Requisitos :
Tener un negocio propio rentable en el ámbito de
atención de la entidad. Tener mas de un año de
funcionamiento.
No ser moroso en el sistema financiero ni en otras
ONGs.
Formar un Grupo Solidario de 6 personas como
maximo.
Tener vocación de desarrollo.
Documentos :
Documentos personales.
Documentos del negocio si los tuviera.
Documentos de la vivienda.
Procedimientos :
Presentar documentos.
Organizar grupo solidario.
Evaluación del negocio.
Desembolso. Duración del Tramite
:
Primera vez: tres días.
Siguientes créditos automáticos
Tipo de Entrega :
Moneda Soles
MEJORAMIENTO DE LOS CONTROLES
Interpretando al Informe COSO[9]el
control interno es un proceso efectuado por el Consejo de
Administración y el resto del personal de las
Organizaciones No gubernamentales, diseñado con el objeto
de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de objetivos institucionales. Los controles
internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo
deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de
rentabilidad establecidos por la entidad y de limitar las
sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección hacer
frente a la rápida evolución del entorno
económico y competitivo, así como a las exigencias
y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura
para asegurar el crecimiento futuro. Los controles internos
fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de
valor de los activos y ayudan a garantizar la viabilidad de los
estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas
vigentes. Debido a que los controles internos son útiles
para la consecución de muchos objetivos importantes, cada
vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de
control interno y de informes sobre los mismos. El control
interno es considerado cada vez más como una
solución a numerosos problemas potenciales.
Según la Ley 27785[10]el control
consiste en la supervisión, vigilancia y
verificación de los actos y resultados de la
gestión, en atención al grado de eficiencia,
eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de
los recursos, así como del cumplimiento de las normas
legales y de los lineamientos de política y planes de
acción, evaluando los sistemas de administración,
gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través
de la adopción de acciones preventivas y correctivas
pertinentes. El control es interno y externo y su desarrollo
constituye un proceso integral y permanente. El control interno
comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de
verificación posterior que realiza la entidad, con la
finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y
operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su
ejercicio es previo, simultáneo y posterior. El control
externo es el conjunto de políticas, normas,
métodos y procedimientos técnicos, que compete
aplicar a la entidad supervisora y de control, con el objeto de
supervisar, vigilar y verificar la gestión, la
captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se
realiza fundamentalmente mediante acciones de control con
carácter selectivo y posterior.
Analizando al MAGU (1998)[11], el
término control interno comprende la organización,
políticas y procedimientos adoptados por los directores y
gerentes de las entidades para administrar las operaciones y
promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para
el logro de los resultados deseados. El control interno es
efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con
responsabilidades importantes. Una estructura de control interno
sólida es fundamental para promover el logro de sus
objetivos y la eficiencia y economía en las operaciones de
cada entidad.
Según la INTOSAI[12]"el control
interno es plan de organización y el conjunto de medidas y
métodos coordinados, adoptados dentro de una entidad para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y el grado de
confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en
las operaciones y estimular la observación de la
política".
El MAGU[13]también se refiere al
control interno como el proceso continuo realizado por la
dirección, gerencia y otros empleados de la entidad, para
proporcionar seguridad razonable, respecto a si están
lográndose los siguientes objetivos: i) promover la
efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y,
la calidad en los servicios; ii) proteger y conservar los
recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal; iii) cumplir las leyes,
reglamentos y otras normas; y, iv) elaborar información
financiera válida y confiable, presentada con
oportunidad.
Interpretando la Ley 28716[14]se denomina
sistema de control interno al conjunto de acciones, actividades,
planes, políticas, normas, registros, organización,
procedimientos y métodos incluyendo la actitud de las
autoridades y el personal organizada e instituida en cada entidad
para la consecución de los objetivos.
HERRAMIENTAS DE MEJORAMIENTO DE
CONTROL
De acuerdo con la Ley No. 27785[15]el
control para que sea efectivo tiene que comprender las acciones
de cautela previa, simultánea y de verificación
posterior y debe ser realizado por la propia entidad, con la
finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y
operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su
ejercicio es previo, simultáneo y posterior.
Si las Organizaciones no Gubernamentales desean que
mejore con control de los microcréditos, tienen que
aplicar este tipo de herramientas que en buena cuenta son
acciones a tomar para disponer de un control facilitador de la
gestión.
CONTROL INTERNO PREVIO
El control interno previo compete exclusivamente a los
directivos, funcionarios y trabajadores de las Organizaciones No
Gubernamentales como responsabilidad propia de las funciones que
le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las
actividades de la entidad y los procedimientos establecidos en
sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones
institucionales, los que contienen las políticas y
métodos de autorización, registro,
verificación, evaluación, seguridad y
protección.
Si bien el control interno previo es ejercido por la
propia entidad en función de los procedimientos
establecidos en sus planes de organización, reglamentos,
manuales y disposiciones emanadas de la Dirección de la
entidad, compete al órgano de control correspondiente,
formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad
y eficiencia de la entidad en la toma de sus decisiones y en el
manejo de sus recursos, así como los procedimientos y
operaciones que emplean en su accionar, a fin de optimizar sus
sistemas administrativos, de gestión y de control
interno.
Es dentro de este contexto debe establecerse mecanismos
preventivos que orienten hacia la probidad administrativa y
constituyan parte del ambiente de control que deben mantener y
garantizar la Dirección, a través de herramientas
de Control Interno.
Este tipo de control se enfoca en la prevención
de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos
utilizados en la organización.
Los procedimientos del control previo o preliminar
incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la
probabilidad de que los resultados actuales concuerden
favorablemente con los resultados planificados. Desde esta
perspectiva, las políticas son medios importantes para
poner en marcha el control preliminar debido a que son
directrices para la acción futura. Por lo tanto es
importante distinguir entre el establecimiento de las
políticas y su realización. El establecimiento de
las políticas forma parte de la función de la
planificación, mientras que se realización
corresponde a la función de control.
CONTROL INTERNO CONCURRENTE
Al igual que el control interno previo, el control
concurrente o simultáneo, compete exclusivamente a los
directivos, funcionarios y trabajadores de las Organizaciones No
Gubernamentales como responsabilidad propia de las funciones que
le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las
actividades de la entidad y los procedimientos establecidos en
sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones
institucionales, los que contienen las políticas y
métodos de autorización, registro,
verificación, evaluación, seguridad y
protección. Este tipo de control se aplica paralelamente a
la realización de las transacciones.
Este tipo de control, vigila las operaciones en
funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están
alcanzando, los estándares que guían a la actividad
en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y
de las políticas que surgen de la función de la
planificación.
El control concurrente ocurre mientras que una actividad
está en marcha. Implica la regulación de las
actividades en curso que son parte del proceso de la
transformación para asegurarse que se conforman con los
estándares de organización. El control concurrente
se diseña para asegurarse de que las actividades del
trabajo del empleado producen los resultados correctos. Puesto
que el control concurrente implica el regular de tareas en curso,
requiere la comprensión de las tareas específicas
implicadas y de su relación al haber deseado y al
producto. El control concurrente a veces se llama
investigación o control sí-no, porque implica a
menudo los puntos de comprobación en los cuales las
determinaciones se hacen alrededor si continuar progreso, tomar
la acción correctiva, o el trabajo de la parada en
conjunto sobre productos o servicios.
CONTROL INTERNO POSTERIOR
El control interno posterior, se centra en los
resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la
mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia
las operaciones entre sí.
Se entiende por control posterior la vigilancia de las
actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de
control y de los resultados obtenidos por los mismos.
El control interno posterior es ejercido por los
responsables superior del trabajador o funcionario ejecutor, en
función del cumplimiento de las disposiciones
establecidas, así como por el órgano de control de
la entidad, según sus planes y programas anuales,
evaluando y verificando los aspectos administrativo del uso de
los recursos y bienes de la entidad, así como la
gestión y ejecución llevadas a cabo, en
relación con las metas trazadas y resultados obtenidos. Es
responsabilidad de la Dirección de la entidad fomentar y
supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno
para la evaluación de la gestión y el efectivo
ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que
este contribuya con el logro de las metas, objetivos y
misión de la entidad a su cargo. La dirección de la
entidad está obligada a definir las políticas
institucionales en los planes y/o programas anuales que formulen,
los que serán objeto de las verificaciones
correspondientes.
Las Organizaciones no gubernamentales de desarrollo,
coloquialmente denominadas ONG tienen determinadas
características propias de gestión perfectamente
diferenciadas de las que corresponderían a una empresa de
negocios, ya que de un lado, deben ser capaces de obtener fondos
de terceros que los donan desinteresadamente, a cambio de
promover fines altruistas y una total transparencia de la misma,
mientras que de otro, su actividad que viene limitada por los
anteriores fondos debe intentar gestionar eficazmente (maximizar)
para maximizar la consecución de los fines propuestos. Las
fases de planificación, programación y presupuesto
y su posterior control, típicas de la empresa, deben
adaptarse para el tipo de gestión que llevan a cabo las
ONG, por medio de la planificación, gestión y
control sobre proyectos.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
EFECTIVOS
Según Aldave y Meniz (2006)[16],
antes de hablar de procedimientos de control, debemos hablar de
principios de Control Interno, los cuales constituyen los
fundamentos específicos que basados en la eficiencia
demostrada y su aplicación práctica en las
actividades financieras y administrativas, son reconocidos en la
actualidad como esenciales para el control de los recursos
financieros, humanos y materiales de las Organizaciones No
Gubernamentales. Los siguientes son principios que deben tenerse
en cuenta:
a) Responsabilidades delimitadas;
b) Segregación de funciones;
c) Ningún empleado debe ser responsable
por una transacción completa;d) Selección de funcionarios y empleados
honestos, hábiles y capaces;e) Aplicación de pruebas continuas de
exactitud;f) En lo posible, rotación
periódica de deberes y funciones;g) Fianzas para protección de los
recursos públicos;h) Instrucciones por escrito;
i) Utilización de cuentas de
control;j) Uso de equipos con dispositivos de control y
pruebas;k) Contabilidad por partida doble;
l) Control y uso de formularios
prenumerados;m) Evitar el uso de dinero en
efectivo;n) Uso de un mínimo de cuentas bancarias
y con firmas mancomunadas;o) Depósitos oportunos e
intactos.
Interpretando a Holmes (1993)[17], los
procedimientos de control son aquellos que proporcionan una
seguridad razonable de poder lograr los objetivos
específicos de una Organización No Gubernamental
dentro de las condiciones de honestidad, competencia profesional,
eficiencia, economía y protección al medio
ambiente.
Los procedimientos de control comprenden todos los
instrumentos, mecanismos y técnicas que deben ser
diseñadas e integradas dentro de la secuencia de las
operaciones de cada Organización No Gubernamental e
incorporados en las normas y manuales correspondientes de la
entidad. El hecho de que existan políticas y
procedimientos formalmente documentados, no necesariamente
significan que se estén aplicando de manera efectiva.
Atendiendo a su naturaleza los procedimientos pueden ser de
carácter preventivo o detectivo. Los procedimientos
preventivos se establecen para evitar errores durante el
desarrollo de las transacciones; y los detectivos tienen como
finalidad precisar en lo posible los errores o desviaciones a lo
normado, que durante el desarrollo de las transacciones no se
identificaron a través de los procedimientos de control
preventivo. Por lo general, podrán catalogarse como
procedimientos correspondientes a:
a) Observación de las disposiciones
legales, reglamentarlas, políticas, etc.;b) Debida autorización y
ejecución de las transacciones y otras
operaciones;c) Adecuada segregación de
funciones;d) Diseño y uso de los documentos y
registros apropiados para ayudar a asegurar el registro
oportuno y adecuado de las transacciones y hechos;e) Dispositivos de seguridad adecuados para el
acceso, consumo y uso de los recursos, registros e
información, tales como programas de cómputo y
los archivos de datos, revisión de los informes,
así como la toma de acciones correctivas que se
desprendan de ellos, etc.;f) Arqueos y evaluación de las cifras
registradas, tales como arqueos del efectivo, controles
programados en computadoras, conciliaciones, etc.;g) Custodia y prevención de riesgos en
los activos.
Según Aldave y Meniz (2007)[18],
Los procedimientos de control son operaciones específicas
que se aplica en el desarrollo del control e incluyen
técnicas y prácticas consideradas necesarias de
acuerdo con las circunstancias. Los procedimientos pueden
agruparse en pruebas de control, procedimientos analíticos
y pruebas sustantivas de detalle.
Se denomina pruebas de controles a los procedimientos
que se aplican para obtener seguridad de control, mediante la
confirmación de que los controles en que se confía
han operado efectiva y continuamente durante todo el periodo
concerniente a la actividad de control. Para asegurarse que los
procedimientos de control vienen cumpliéndose, la
administración efectúa actividades de monitoreo;
como pruebas de procedimientos específicos. Par4a cada
objetivo de control se debe identificar los procedimientos de
control importantes, ejecutar pruebas para asegurar que el
funcionamiento de los controles, documentar los controles a ser
probados; y, determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de
las pruebas de controles. Generalmente las pruebas de controles
comprenden una combinación de observación,
indagación y examen de documentos. La observación
del funcionamiento de un procedimiento de control, o actividad de
monitoreo, proporciona evidencia sustancial sobre su efectividad;
la observación provee una evidencia confiable de que un
control se aplica apropiadamente, cuando el auditor esta
allí para observarla, sin embargo, no provee evidencia de
que el control estuvo en operación en cualquier otra
oportunidad, consecuentemente, las pruebas de observación
deben ser complementadas con evidencia obtenida por otras
pruebas. La indagación consiste en entrevistas que
conducen a obtener evidencia acerca de la efectividad de los
controles. Puede ser directa o indirecta. La precisión de
la evidencia obtenida depende de varios factores como
competencia, experiencia, conocimiento, independencia e
integridad de la persona a quien se le solicita responder el
cuestionario. En relación con el examen de documentos, el
auditor conduce las pruebas examinando documentos y registros y
los controles aplicados; los manuales de organización y
funciones y flujogramas pueden proveer evidencia acerca del
diseño de los controles, pero no proveen la evidencia de
que están operando y se aplican consistentemente, por eso
tiene que apoyarse de otras pruebas.
Los procedimientos sustantivos de control deben
aplicarse para todas las aseveraciones importantes. El objetivo
es detectar cifras erróneas materiales que pueden haber
ocurrido y no haber sido detectadas por los controles de la
entidad y corregidas. En base a la expectativa de confianza del
95% que se sustenta en la experiencia se establecen los criterios
numéricos de seguridad para cada nivel de riesgo. Para
lograr la seguridad sustantiva requerida, se puede utilizar los
procedimientos analíticos sustantivos y las pruebas de
detalles o una combinación de las dos. Los procedimientos
analíticos sustantivos implican la comparación de
un monto registrado, con la expectativa del evaluador y, el
análisis de cualquier diferencia significativa para
alcanzar una conclusión sobre el monto contabilizado. Las
pruebas de detalle son procedimientos que se aplican a detalles
individuales seleccionados para el examen e incluyen la
confirmación, inspección física,
comprobación, cálculo y revisión. La
confirmación consiste en obtener y evaluar una
comunicaci8ón escrita a una solicitud efectuada que
también es por escrito y que corrobora la
información contenida en los registros financieros y
contables de la entidad. La inspección física
incluye el recuento de los recursos financieros, cheques, vales y
otros. La comprobación.
Los procedimientos analíticos sustantivos
consisten en comparar los saldos de las cuentas registradas con
las expectativas del evaluador. La aplicación de estos
procedimientos conllevar a determinar la cantidad del
límite, identificar una razonable relación, reunir
datos, desarrollar la expectativa del monto registrado, comparar
la expectativa, obtener explicaciones, corroborar dichas
explicaciones, determinar si las explicaciones y las evidencias
son suficientes, documentar el monto de cualquier error y
finalmente concluir con la presentación justa y razonable
del monto registrado.
Los procedimientos antes descritos constituyen la forma
como mejorar los controles. Se pueden aplicar a nivel
administrativo, financiero y contable. Como consecuencia de ello
se debe facilitar la gestión efectiva de los
microcréditos de la Banca Comunal de las Organizaciones No
Gubernamentales.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Según Terry (2005)[19], para
determinar si los esfuerzos administrativos están dando
resultados para alcanzar los objetivos, se requiere la
evaluación de los resultados. Si los resultados no van de
acuerdo con lo esperado, entonces se aplican medidas correctivas.
Esta vigilancia o evaluación y corrección, en su
caso, constituye la tarea del control administrativo. Para muchos
legos, el concepto del control es sinónimo del de
administración. Para ellos, el que revisa lo que se
está logrando, decide si es satisfactorio y hace cumplir
las decisiones, personifica a un miembro de la gerencia. Sin
embargo, este concepto solo es cierto en parte porque, el control
sólo es parte, pero una parte importante, del concepto de
administración o gestión institucional. En tanto,
control es determinar lo que se está haciendo, esto es,
evaluar el desempeño y, si es necesario, aplicar medidas
correctivas, de manera que el desempeño esté de
acuerdo con los planes. El control incluye la vigilancia activa
de una operación para mantenerla dentro de los
límites definidos, y tiene carácter también
de vigilancia en las otras tres funciones fundamentales de la
administración. Ayuda a asegurar que lo que se ha planeado
se ejecute. Se puede considerar que el control está
formado por un mecanismo que descubre y corrige las variaciones
importantes entre los resultados obtenidos y las actividades
planeadas. Es natural que se registren algunos errores,
pérdida de esfuerzos y directivas equivocadas y que se
produzcan desviaciones indeseables del objetivo que se persigue.
Por lo tanto, es necesaria la función del control. Pero es
importante tener presente que el propósito del control es
positivo- es hacer que las cosas sucedan, es decir, alcanzar el
objetivo en el periodo estipulado, o aumentar lo rentable de un
producto financiero o de otro tipo. Nunca debe considerarse que
el control es de carácter negativo. El control es una
necesidad y una ayuda, no un impedimento o un obstáculo.
El control consta de un proceso formado de varios pasos
definidos. Sin importar la actividad, se aplican estos mismos
pasos básicos: i) Medición del desempeño;
ii) La comparación del desempeño con el
estándar, y averiguar la deferencia, si la hay; y, iii) La
corrección de desviaciones no favorables por medio de
acciones remediadoras.
Analizando a Stoner, Freeman y Gilbert
(2006)[20], se puede determinar que el control
ayuda a los gerentes a monitorear la eficacia de la
planificación, la organización y la
dirección y a tomar medidas correctivas conforme se van
necesitando. Las Organizaciones No Gubernamentales utilizan a los
procedimientos de control para asegurarse de que están
avanzando, satisfactoriamente, hacia sus metas y de que
están usando sus recursos financieros, a través de
los microcréditos, de manera eficiente. El control
administrativo es el proceso que permite garantizar que las
actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. De
hecho, el control está mucho más generalizado que
la planificación. El control sirve a los gerentes para
monitorear la eficacia de sus actividades de
planificación, organización y dirección. Una
parte esencial del proceso de control consiste en tomar las
medidas correctivas que se requieren. El control administrativo
es un esfuerzo sistemático para establecer normas de
desempeño con objetivos de planificación, para
diseñar sistema de retroalimentación, para comparar
los resultados reales con las normas previamente establecidas,
para determinar si existen desviación y para medir su
importancia, así como para tomar aquellas medidas que se
necesitan para garantizar que todos los recursos de la entidad se
usen de la manera más eficaz y eficiente posible para
alcanzar los objetivos de la entidad.
Analizando a Mockler, referido por Stoner, Freeman y
Gilbert (2006)[21], los procedimientos de control
administrativo a tener en cuenta para que los
microcréditos tengan la debida efectividad, son los
siguientes:
a) Establecer normas y métodos para
medir el rendimiento.b) Medir los resultados.
c) Determinar si los resultados corresponden a
los parámetros.d) Tomar medidas correctivas.
Interpretando a Robbins y Coulter
(2005)[22], el control administrativo es el
proceso que consiste en supervisar las actividades para
garantizar que se realicen según lo planeado y corregir
cualquier desviación significativa. Todos los gerentes
deben participar en la función de control, aunque sus
unidades se estén desempeñando según lo
planeado. Los gerentes eficaces necesitan efectuar un seguimiento
para tener la seguridad de que, de hecho, se está llevando
a cabo lo que se supone que los demás deben hacer y de que
sus objetivos se están logrando. En realidad, dirigir es
un proceso continuo y las actividades de control proporcionan el
vínculo decisivo para la planeación. Si los
gerentes no ejercieran control, no tendrían forma de saber
si sus objetivos y planes van de acuerdo con lo previsto ni que
acciones deben tomar en el futuro. Otra razón por la que
es importante el control es el empowerment (otorgamiento de poder
a los empleados). Muchos gerentes se niegan a conferir poder a
sus empleados porque temen que éstos cometan algún
error por el cual el gerente deba responsabilizarse. Por lo
tanto, muchos gerentes se sienten tentados a hacer las cosas por
sí mismos y e vitan el empowerment. Sin embargo, esta
renuencia se reduce sí los gerentes desarrollan un sistema
de control eficaz que proporcione información y
retroalimentación sobre el desempeño de los
empleados. El proceso para lograr la efectividad del control
comprende las siguientes etapas:
a) La medición del rendimiento
real;b) La comparación del desempeño
real con una norma; y,c) La toma de medidas administrativas para
corregir desviaciones o normas inadecuadas. El proceso de
control
El proceso de control asume que ya existen normas de
desempeño. Estas normas son las metas específicas
establecidas durante el proceso de planeación y frente a
las cuales se mide el progreso del desempeño.
Para medir el rendimiento se debe utilizar la
observación personal, los informes estadísticos,
los informes orales y los informes escritos. el uso de una
combinación de enfoques aumenta tanto el número de
fuentes de información como la probabilidad de obtener
información confiable.
La etapa de la comparación determina el grado de
variación entre el desempeño real y el
estándar. Aunque es posible esperar cierta
variación en el desempeño en todas las actividades
es fundamental determinar el margen de variación
aceptable. Las desviaciones que exceden este margen se vuelven
importantes y requieren la atención del
gerente.
En la etapa de la toma de medidas administrativas los
gerentes pueden elegir entre tres cursos de acción
posibles: no hacer nada; corregir el desempeño real o
revisar los estándares.
Entre los diferentes procedimientos de control se pueden
mencionar las siguientes:
Procedimientos de Contabilidad
Procedimientos de Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas o formatos
Archivos (memorias de expedientes)
Procedimientos computarizados
Procedimientos mecanizados
Gráficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano
derecha etc.Estudio de métodos, tiempos y movimientos,
etc.Métodos cuantitativos
Redes
Modelos matemáticos
Investigación de operaciones
Procedimientos de Estadística
Cálculos probabilísticas
Analizando a Chiavenato (2000)[23], la
finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que
se planeó, organizó y distribuyó se ajusten
lo máximo posible a los objetivos preestablecidos, tarea
de la que deben estar muy pendientes los ejecutivos que se
encargaron de la planeación y organización. La
esencia del control radica en la verificación de si la
actividad controlada está alcanzando o no los objetivos o
resultados deseados. El control es un proceso que guía la
actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado de antemano.
Como proceso, el control presenta fases que deben tomarse en
cuenta en todo momento. Los puntos estrictamente necesarios en
cualquier sistema de control son:
a) Un objetivo, un fin predeterminado, un plan,
una línea de acción, un estándar, una
norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de
medida.b) Un medio para medir la actividad
desarrollada.c) Un procedimiento para comparar tal actividad
con el criterio fijado.d) Algún mecanismo que corrija la
actividad en curso, para alcanzar los resultados
deseados.
La aplicación de estos conceptos generales y
abstractos a situaciones concretas y prácticas
dependerá de cada gerente. Los elementos mencionados
siempre deben estar incluidos en cualquier sistema de control,
sea en el control de calidad, presupuestario, financiero, de
producción, de inventario, de personal, etc.
El control es un proceso cíclico, compuesto de
cuatro fases:
a) Establecimiento de estándares y
criterios.b) Observación del
desempeño.c) Comparación del desempeño con
el estándar establecido.d) Acción para corregir el desvío
entre el desempeño real y el desempeño
esperado.
Establecimiento de estándares y criterios:
Los estándares representan el desempeño deseado;
los criterios representan las normas que guían las
decisiones. Proporcionan medios para establecer lo que debe
hacerse y qué desempeño o resultado debe aceptarse
como normal o deseable. Constituyen los objetivos que el control
deberá garantizar o mantener. La función más
importante del control es determinar cuáles
deberían ser los resultados o, por lo menos, qué
esperar de determinada acción. Los estándares o
normas proporcionan un método para establecer qué
debe hacerse. Los estándares pueden expresarse en tiempo,
dinero, calidad, unidades físicas, costos o
índices. La administración científica se
preocupó por desarrollar técnicas que proporcionan
buenos estándares, como el tiempo estándar en el
estudio de tiempos y movimientos. Entre los ejemplos de
estándares o criterios podemos mencionar el costo
estándar, los estándares de calidad y los
estándares de volumen de producción. El proceso de
control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a
determinados estándares establecidos de antemano; funciona
de acuerdo con la información que recibe. Esta
información permite emprender acciones correctivas
oportunas, que son la base del control. En consecuencia el
control debe definirse de acuerdo con los resultados que se
pretende obtener con base en los objetivos, planes,
políticas, organigramas, procedimientos. El control
implica una comparación con estándares establecidos
previamente para poner en marcha la acción correctiva
cuando se presenta un desvío inaceptable. Esta
acción puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la
dirección, aunque no necesariamente en todos los casos.
También pueden revisarse y modificarse los
estándares fijados (si no fueron establecidos de manera
apropiada) para adaptarlos a la realidad de los hechos a las
posibilidades de la empresa.
Naturaleza variada de los
estándares de control
Estándares éticos: estándares
de comportamiento esperados del personal y de la
dirección.Estándares de programación: datos
esperados al término de las actividades.Estándares de desempeño
técnico: niveles deseados de
desempeño.Costos estándar: costos normativos en que se
incurre durante las fases de operación.Indicadores financieros: índices que
señalan relaciones entre elementos o actividades y
recursos financieros aplicados (como liquidez, rentabilidad,
solvencia, gestión, etc.).Presupuestos: esquemas de planeación que
contienen estándares aprobados para el control (como
presupuestos de caja o previsión de
gastos).Retorno sobre la inversión: control para
evaluar el desempeño de aplicaciones
financierasCriterios mixtos: estándares empleados para
evaluar el desempeño de la empresa a largo plazo,
como:
¨ Filosofía y calidad de la
gerencia
¨ Posición en el mercado
¨ Imagen de la empresa
¨ Viabilidad de la empresa
¨ Moral de la empresa
¨ Relaciones con los clientes y el
público
¨ Entrenamiento y desarrollo del personal
¨ Innovación e
investigación
¨ Conservación del patrimonio
Observación del desempeño: Para
controlar el desempeño, es necesario conocer por lo menos
un poco de éste. El proceso de control se lleva a cabo
para ajustar las operaciones a estándares previamente
establecidos, y funciona de acuerdo con la información que
recibe. La observación o verificación del
desempeño o del resultado busca obtener información
precisa de lo que se controla. La eficacia de un sistema de
control depende de la información inmediata sobre los
resultados anteriores, transmitida a quienes tienen poder para
introducir cambios. La unidad de medida deberá concordar
con el criterio predeterminado y deberá expresarse de modo
que permita efectuar una comparación sencilla. El grado de
exactitud de la medida dependerá de las necesidades
específicas de aplicación de esa medida.
Comparación del desempeño real con el
esperado: Toda actividad experimenta algún tipo de
variación, error o desvío. Es importante definir
los límites dentro de los cuales esa variación se
considera normal o deseable. No todas las variaciones requieren
corrección, sino sólo aquellas que sobrepasen los
límites de los criterios de especificación. El
control separa lo normal de lo excepcional para que la
corrección se concentre en las excepciones o los
desvíos. Este aspecto recuerda mucho el principio de
excepción propuesto por Taylor. Para concentrarse en las
excepciones, el control debe disponer de técnicas que
señalen con rapidez dónde se origina el problema.
Al comparar los resultados con los estándares
establecidos, la evaluación debe enviarse siempre a la
persona o al órgano responsable. La comparación del
desempeño real con el proyectado no sólo busca
localizar las variaciones, errores o desvíos, sino
también predecir otros resultados futuros. Además
de proporcionar comparaciones rápidas, un buen sistema de
control permite localizar posibles dificultades o mostrar
tendencias significativas para el futuro. Aunque no se puede
modificar el pasado, comprenderlo-partiendo del presente-puede
ayudar a crear condiciones para obtener mejores resultados en las
operaciones futuras. En general, la comparación de los
resultados reales con lo planeados se lleva a cabo mediante
presentación de diagramas, informes, indicadores,
porcentajes y medidas estadísticas. Estos medios de
presentación exigen que el control disponga de
técnicas que le permitan tener mayor información
sobre lo que debe controlarse.
Acción correctiva: Las medidas y los
informes de control indican cuándo las actividades que se
realizan no logran los resultados esperados, y permiten
establecer condiciones para poner en marcha la acción
correctiva. El objetivo del control es indicar cuándo,
cuánta, cómo y dónde debe ejecutarse la
corrección. La acción necesaria se emprende con
base en los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases
anteriores del proceso de control. Las decisiones respecto de las
correcciones que deben hacerse representan la culminación
del proceso de control. La acción correctiva que ajusta
las operaciones a los estándares preestablecidos es la
esencia del control, y su base es la información que
reciben los gerentes. Control es la función administrativa
que consiste en medir y corregir el desempeño de los
subordinados para garantizar que se ejecuten los planes
dispuestos para alcanzar los objetivos. Es la función
según la cual el administrador, desde el presidente hasta
el capataz, certifica que todo lo que se hace concuerda con lo
planeado. Fayol afirmaba que en una empresa, el control consiste
en comprobar si todo se ejecuta conforme al plan adoptado, las
instrucciones dadas y los principios establecidos. Tiene por
objetivo indicar las fallas y los errores para rectificarlos y no
reincidir en ellos. Se aplica a todo: cosas, personas y acciones.
La planeación requiere programas coherentes, integrados y
articulados, en tanto que el control exige la concordancia de
planes y acciones.
Las distintas acciones coordinadas e integradas que se
llevan a cabo por todas las actividades de la
organización, pueden ser clasificadas según los
objetivos o fines que cada una de ellas puedan alcanzar, pero
siempre teniendo presente que no son elementos aislados, que
forman parte de un proceso y que están interrelacionados
con otras acciones que a su vez se encuentran integradas con los
diferentes procesos de gestión.
Tomando en consideración los intereses del
auditor para la evaluación del Control Interno y que en
esencia al auditor externo lo que le interesa es opinar respecto
a la confiabilidad de los estados financieros, continúa
siendo de vital necesidad diferenciar las acciones que integran
el proceso de control interno; pueden ser clasificadas en control
administrativo: Operativo y estratégico y control
contable.
El control administrativo está conformado por:
control operativo y control estratégico. El control
administrativo, el cual es denominado por algunos autores como
operativo, hasta ahora ha sido identificado como el plan de la
organización y todos los métodos y procedimientos
relacionados con la eficiencia operativa y la adhesión a
las políticas de la dirección.
Teniendo en consideración la
conceptualización que el informe COSO expone acerca del
control interno y en el uso cada vez más generalizado de
la dirección estratégica, el control administrativo
se puede definir como todas las acciones coordinadas e integradas
que son ejecutadas por las personas (desde el Consejo de
Dirección, hasta cualquier miembro de la
organización), en cada nivel de la entidad para otorgar un
grado razonable de confianza en la consecución de los
objetivos de eficiencia y eficacia de las operaciones, los
objetivos estratégicos y el cumplimiento de las leyes y
normas aplicables. Donde pudiera establecerse para su
evaluación o estudio subgrupos como:
Control operativo. Los controles, entendidos como
las acciones estructuradas y coordinas, para alcanzar un nivel
razonable de confianza en el cumplimiento de la
legislación aplicable en el área operativa, y en
lograr los niveles esperados de economía, eficiencia y
eficacia en las operaciones y en la protección de los
activos.
Control estratégico: Proceso que comprende
las acciones coordinadas e integradas a las unidades o
actividades de la entidad, para alcanzar un nivel razonable de
seguridad en el éxito de las estrategias
formuladas.
Control Contable son aquellas acciones estructuradas,
coordinadas e integradas a los procesos de gestión
básicos de planificación, ejecución y
supervisión con el propósito de otorgar un grado
razonable de confiabilidad sobre la información
financiera. Estas acciones están conformadas por los
controles y procedimientos contables establecidos con este
propósito.
Son más efectivos los controles internos cuando
se incorporan a la infraestructura de una organización y
comienzan a ser parte de su actividad más elemental. No
deben entorpecer, sino comportarse positivamente en la
consecución de los objetivos.
No obstante, para su instrumentación siempre se
ha tenido en cuenta el costo beneficio del sistema de control
interno, así como las limitaciones inherentes a cualquier
sistema.
La importancia que está adquiriendo el control
interno en los últimos tiempos, a causa de numerosos
problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que
los miembros de los consejos de administración asumieran
de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se
habían dejado en manos de las propias organizaciones de
las empresas. Por eso es necesario que la administración
tenga claro en qué consiste el control interno para que
pueda actuar al momento de su implantación.
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
El control interno como elemento técnico de la
administración se inicia aplicando criterios y
procedimientos relacionados con las actividades contables, los
que se han ido ampliando a las actividades administrativas y,
operativas. Con referencia exclusiva a los aspectos de orden
financiero de las Organizaciones, el sistema de control interno
ha sido ampliamente desarrollado e involucra a los sistemas de la
entidad. Específicamente, el control interno financiero
comprende el plan de organización y los procedimientos y
registros que conciernen a la custodia de los recursos,
así como la verificación de la exactitud y
confiabilidad de los registros e informes financieros. Es
difícil realizar una separación exacta entre lo que
constituye el control interno financiero y el control interno
administrativo; sin embargo, la definición pretende
seccionar los aspectos relacionados exclusivamente con la
administración financiera. Por lo tanto, el plan de
organización se refiere al área financiera
conformada generalmente por las actividades financieras. De
manera similar, los procedimientos establecidos y los registros
mantenidos para la custodia y control de los recursos humanos,
materiales, tecnológicos y de tiempo, así como los
informes financieros requeridos para su adecuado manejo,
están relacionados con el área financiera; sin
embargo, existen varios aspectos referidos a las actividades
administrativas como los recursos humanos, la organización
institucional y otros que tienen que ver con las actividades
técnicas y operativas de las entidades, como el control y
manejo de los materiales y los recursos tecnológicos, el
proceso productivo, la prestación de servicios o la venta
de productos, de acuerdo con las actividades específicas
de cada institución. El control interno financiero ha
experimentado un desarrollo técnico importante debido a la
investigación y aplicación de varias
metodologías de trabajo para la custodia de los recursos y
para verificar la exactitud y confiabilidad de los registros
contables y presupuestarios, y de los informes financieros
producidos por los diferentes sistemas que conforman la
administración financiera. Muchos ejemplos, en este
sentido se puede presentar, como son: los métodos para el
reconocimiento y registro de las transacciones financieras, los
sistemas de registro que se pueden utilizar, los métodos
para el registro y amortización de los activos
institucionales, los métodos para la capitalización
y amortización de los activos y pasivos diferidos, los
requerimientos básicos para la presentación de
informes financieros, la utilización de criterios de
comparación en la presentación de informes
financieros, la utilización de criterios de
comparación en la presentación de la
información financiera, la utilización de notas
aclaratorias sobre aspectos y partidas importantes de los
informes financieros, la inclusión de información
financiera complementaria como parte de los informes financieros,
entre los más importante. Además, cada
institución incluye en el sistema de control interno
financiero una serie de pasos, prácticas y procedimientos
para aplicar el control interno previo y el control interno
concurrente de las transacciones financieras realizadas, en los
sistemas componentes de la administración financiera
pública. En términos generales, lo expresado
demuestra la serie de criterios y condiciones
técnico-financieras que requieren definirse para el
funcionamiento adecuado del control interno financiero, el mismo
que debe estar diseñado de manera integrada dentro del
sistema de control interno institucional que incluye las
actividades administrativas y operativas de cada
organización. El control interno financiero a ser
diseñado debe describir las funciones y responsabilidades
de cada sistema que conforma la administración financiera,
y que en resumen define el plan de organización del
área financiera; establecer los procedimientos y
métodos de trabajos a utilizar para el registro y custodia
de los recursos institucionales y definir las prácticas
que permitan asegurar la exactitud y la confiabilidad de la
información financiera producida por la
entidad.
El microcrédito, consiste en la provisión
de una variedad de servicios financieros tales como
depósitos, préstamos y seguro a familias pobres que
no tienen acceso a los recursos de las instituciones financieras
formales. Los préstamos son utilizados para invertir en
microempresas, así como para invertir en salud y
educación, mejorar la vivienda o hacer frente a
emergencias familiares. Pero el microcrédito no se limita
a proveer servicios financieros solamente, sino que provee
entrenamiento en el manejo del dinero, y toca aspectos tales como
liderazgo, confianza, autoestima, educación y manejo de
microempresas. Y aunque algunos programas se interesan
exclusivamente en lo concerniente al ahorro y el crédito,
otros tienen este elemento como parte de un paquete que incluye,
además, actividades relacionadas con la salud, la
planificación familiar o la organización de la
producción y distribución de bienes. Los programas
de microcrédito son focalizados y su población
objetivo suele estar conformada por gente pobre que no tiene
acceso a los préstamos institucionales de la banca
comercial o de otras instituciones públicas. Sin embargo,
estos pobres tienen la capacidad de emprender actividades que
eventualmente aumentarán su ingreso. Son los denominados
"pobres emprendedores" y se diferencian de aquellos pobres que no
tienen capacidad de llevar a cabo actividades económicas
debido a la carencia de habilidades personales o al grado de
indigencia en que se encuentran. Estos últimos deben ser
asistidos preferiblemente mediante otro tipo de programas
sociales. La buena identificación de la población
objetivo es importante para la creación y el mantenimiento
de la disciplina crediticia, que es una condición
necesaria para la sustentación del programa. Las mujeres
constituyen un grupo objetivo común en los programas de
microcrédito. Esto se debe, entre otras razones, a que las
mujeres han demostrado mejores cualidades empresariales y mejores
tasas de repago que las registradas por los hombres; las mujeres
tienen un acceso más limitado al crédito porque
generalmente los activos, que podrían servir de colateral,
están registrados a nombre de sus maridos; el ingreso
percibido por las mujeres usualmente tiene un mayor impacto sobre
el bienestar de la familia; el microcrédito no sólo
mejora la situación financiera de la mujer sino que mejora
su posición en la familia y la sociedad, su autoestima y
su poder de decisión. Por ello, muchos programas de
microcrédito tienen un enfoque de género para que
las mujeres tengan las mismas oportunidades que los hombres. La
manera típica como funciona el microcrédito es
otorgando un préstamo pequeño, cuyo monto
está determinado por la capacidad de pago del prestatario,
durante un período corto. Una vez pagado el primer
préstamo, el prestatario puede optar por un segundo
préstamo mayor, ya que ha aprendido a gerenciar sus
inversiones y ha demostrado ser buen pagador. Si el beneficiario
continúa pagando puntualmente puede optar a
préstamos cada vez mayores. El tamaño máximo
del próximo préstamo se determina por el
desempeño en los pagos, declinando en una cantidad
previamente establecida por cada cuota no pagada a tiempo. Se
fija un número máximo de cuotas no pagadas a tiempo
que hacen que el beneficiario deje de ser elegible para nuevos
préstamos. Este mecanismo de control de pago es
dinámico, y se recurre a él porque los pobres no
tienen activos que puedan ser utilizados como colateral, lo cual
representa uno de los principales obstáculos para acceder
a los préstamos del sistema bancario institucional.
Otra manera usual de garantizar el pago del préstamo es
mediante el sistema de grupo. Los prestatarios son
organizados en grupos solidarios, conformados con personas de la
misma aldea, usualmente amigos o familiares. Cada grupo tiene un
líder, posición de carácter rotatorio. Los
préstamos son otorgados por las instituciones donantes al
grupo, cuyos miembros se reúnen semanal o mensualmente
para discutir y aprobar los proyectos individuales que
serán financiados. Una vez otorgado el préstamo a
uno de los miembros, el grupo le hace seguimiento a la
inversión. Los préstamos otorgados al grupo se
le cobran al grupo. Si uno de los prestatarios no puede pagar su
cuota, el grupo debe hacerlo dividiendo el monto entre los
miembros del grupo. Los nuevos préstamos de la
institución donante dependen del récord de repago
del grupo, de manera que todos los miembros deben amortizar
las cuotas puntualmente para que el grupo tenga acceso a
nuevos recursos. Esto hace que se produzca presión social
entre los miembros del grupo y sirve como colateral social.
Muchas veces se potencia el colateral social pidiéndoles a
los futuros miembros que conformen sus propios grupos, ya que
éstos al seleccionar individuos en quienes confían
la probabilidad de tener que pagar las cuotas de los otros
miembros del grupo disminuye y la tasa de repago del grupo
aumenta. El sistema de grupo no solo proporciona una
garantía de repago sino que disminuye los costos
administrativos del financiamiento porque es el propio grupo
el que administra los préstamos individuales.
Además, la rotación de la posición de
líder del grupo, usualmente anual, les da la oportunidad a
sus miembros de asumir responsabilidades de liderazgo, participar
en actividades sociales de la comunidad y mejorar su autoestima.
Esto tiene un efecto positivo en la identidad individual de los
miembros y propicia el desarrollo de la identidad colectiva y la
participación comunitaria, preparando a los miembros de la
comunidad para enfrentar los problemas y resolverlos de manera
endógena. La formación de una identidad
colectiva ayuda a la sustentabilidad del microcrédito,
una vez que los patrocinantes finalizan su actividad, porque hace
que los beneficiarios se identifiquen con el esquema elevando su
grado de compromiso. En este sentido es importante que los
servicios ofrecidos satisfagan las necesidades del grupo. No
sólo debe haber acceso fácil y rápido al
crédito, sino que los servicios financieros deben ser
acompañados por servicios no financieros que incluyan
información y entrenamiento. Además se debe
considerar la personalización de los servicios, ofreciendo
diferentes productos en préstamos y ahorros, porque no
todos los clientes progresan al mismo ritmo. Esto, a su vez,
atraerá nuevos clientes haciendo crecer el sistema. Por
último, el esquema debe ser lo suficientemente flexible
como para adaptarse a las condiciones locales.
La incorporación del ahorro en el sistema de
microcrédito persigue varios fines. Primero, inculcar el
hábito de ahorrar en los beneficiarios, lo cual les
permite aprender a manejar su dinero y les da cierta
protección contra eventos inesperados; segundo, los
ahorros son una fuente de recursos, más barata que los
préstamos de la banca comercial, que permite atraer nuevos
prestatarios quienes, a su vez, proporcionan más recursos
con sus ahorros, todo lo cual fortalece la sustentabilidad del
sistema y disminuye su dependencia de recursos externos; tercero,
el financiamiento parcial de los préstamos con ahorros de
los beneficiarios aumenta la motivación para su
repago.
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